Die buchführende Stelle (Steuerberater) erhält vom Datenverarbeiter sämtliche Belege in digitalisierter Form zur Verfügung gestellt. Dazu benötigt er einen Internetanschluss und eine Smartcard des Datenverarbeiters, womit sichergestellt wird, dass genau der Beleg, der vom Mandanten per Telefax an den Datenverarbeiter übermittelt wurde, bearbeitet werden kann. (Der Datenzugriff ist auch für das Unternehmen über eine Smartcard des Datenverarbeiters möglich). 

Damit der Steuerberater bzw. Buchhalter den digital übermittelten Beleg bearbeiten kann, benötigt er eine etwas aufwändigere Hardware als beim traditionellen Buchen. Während ein PC weiterhin ausreichend ist, sollte dieser aber über zwei Bildschirme verfügen, wobei ein Bildschirm die Programmoberfläche des Buchhaltungsprogramms anzeigt, während der andere gleichzeitig den digitalen Beleg darstellt.

Durch eine Online-Verbindung mit dem Datenverarbeiter (DATEV) kann der Buchhalter direkt auf die digitalisierten Belege zugreifen, diese kontieren und verbuchen. Der traditionelle Buchungstempel wird dabei durch eine elektronische Kennzeichnung der Belege ersetzt, so dass jeder Beleg online in kürzester Zeit auffindbar ist.

Der Datenverarbeiter sorgt auch für eine den Vorschriften über die Aufbewahrung von Buchungsunterlagen entsprechende Archivierung der digitalen Belege. Diese digitale Belegablage kann auch im Falle des Verlusts der Originalbelege die Nachweisbarkeit der Betriebsausgaben ermöglichen.

Außerdem entfällt dadurch das Problem der unterschiedlichen Belegablage bei Steuerberater und Mandanten, das oft ein Umsortieren der Belege erforderlich macht.